30 мая

Настраиваем автоответчик в почте

Как настроить автоответчик в почте и не потерять клиентов.

Эх, жара пришла…

Асфальт еще не плавится, но солнце уже вышло на отметку «ай, печет!». Рабочий процесс в офисе все чаще прерывается вздохами о море, песке и тишине. Лето начнется со дня на день, вот тогда и отдохнем, думаю я. А пока нужно вернуться в эту реальность (но жарко же!) и еще немного поработать.

На мониторе меня уже ждет открытая почта…

Старая добрая электронная почта как никогда актуально и пользуется популярностью, почетом и уважением. По некоторым исследованиям до 45% привлеченной клиентуры дают именно электронные письма. Немудрено — наверное, у каждого третьего (не считая первых двух) утро начинается с чашки крепкого кофе и просмотра почты. Спам убрать, оставшиеся письма отсортировать на важные и не очень… фух, можно читать.

Почтовые системы, несмотря на свою консервативность, обладают весьма широкими возможностями. Каталогизация, сортировка, сбор почты, пересылка, подписывание писем, отправка с другого адреса, автоответчик.. стоп, автоответчик!
Об этом я и хочу немного поговорить с вами, о письмах, который вам прислал автоответчик. Вы их читали?

Это на самом деле, отличная функция, которая, помимо очевидного уведомления, что вас сейчас может не быть на рабочем месте, подтверждает отправителю что письмо доставлено по адресу и, на всякий случай, возвращает отправителю ваши координаты. Но вот как правильно пользоваться автоответчиком? Вот вы, как пользуетесь этой функцией? Правильно все настроили? Самый простой способ убедиться в этом, отправить самому себе письмо с другого почтового ящика и подождать ответ. Если вам понравилось, то, что вы видите – супер! А если нет?

Некорректная настройка автоответчика писем и пользы не принесет, и навредить может. Давайте разбираться, как нужно настраивать email автоответчик.

Во-первых, вы уверены, что нужно автоматом отвечать на каждое-каждое полученное письмо? Тем более, если вы на месте и можете ответить и сами в кратчайшие сроки? Очевидно что нет. Используйте автоответчик, когда вы НА САМОМ ДЕЛЕ не имеете возможности получать почту и отвечать на письма. Но есть хитрость, если вы хотите всегда использовать данную функцию просто пропишите нейтральный текст, хотя бы банальное: «Спасибо, ваше письмо получено».

Формулировка в духе: «Если ваше предложение меня заинтересует, я свяжусь с вами» приемлема только в том случае, если на этот ваш почтовый адрес могут приходить только деловые предложения и более ничего. В любом другом случае это формировка, начиная со второго письма, перестанет забавлять вашего адресата и далее будет только раздражать его. Особенно если через 15 минут вы отвечаете лично…

Во-вторых, уделите внимание болванке текста для автоответчика. Пожалейте зрение тех, кто получит ваше письмо. Не надо картинок и логотипов, просто используйте достаточно крупный читабельный шрифт. Обязательно укажите в конце письма свои реквизиты.

Поставьте себя на место человека, который прочтет это письмо и сделайте его не дуболомно-официальным. «Спасибо, Ваше письмо я получил», а чуть более интересным и полезным.

Например:

Здравствуйте,

Ваше письмо было успешно доставлено на мой почтовый ящик. После того как я его прочту, я обязательно с Вами свяжусь.

С уважением, Иван Петров

Мои координаты:

Адрес
Сайт
Телефоны

Настраиваем автоответчик в почте. Google, Mail.ru, Yandex

  1. Если вы используете почтовую систему Gmail. Зайдите настройки (вкладка «Общие». Вы можете настроить дату работы авторобота, указать тему и текст письма. Также обратите внимание на опцию «Отвечать только адресатам из моего списка контактов
  2. Если вы используете почтовую систему Mail.Ru. Зайдите в почтовую систему, в нижней части ленты пункт Настройки. Заходите и выбираете пункт Мастер писем , затем в настройках выберете пункт Включить автоответчик, набираете текст, водите время работы автоответчика и все.
  3. Если вы используете Яндекс.Почту, заходите в свой почтовый ящик и в панели слева под основным меню находим пункт “Настроить”. В следующем окне переходим по ссылке “Правила обработки почты”, она находится в меню слева. На следующей странице нажмите на большую кнопку “Создать правило”. Тут же появятся настройки нового правила. В первом пункте “Применять”, выберете “Ко всем письмам, включая спам”->”С вложениями и без вложений”. Ниже выделите пункт “Ответить следующим текстом” и введите Ваше сообщение автоответчика.

Экспериментируйте и не теряйте клиентов.

Развивайтесь вместе с нами!


Об авторе

Татьяна Порубаймих. Организатор и руководитель консалтингового центра Arsenal consult. По совместительству идейный вдохновитель проекта и генератор идей. А также и консультант. Основное направление: маркетинг и копирайтинг. Татьяна - маркетолог, в портфолио у которого успешно реализованные проекты в самых разнообразных направлениях.


Поделись этой информацией с друзьями в социальных сетях

Татьяна Порубаймих Опубликовано в 10+ уроков для риэлтора, Блог, Статьи Тэги ,
>